拖延VS效率:待辦清單的秘訣

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拖延VS效率:待辦清單的秘訣
來源:優米網作者:伍君儀2012-04-18 10:29:02
你身上的責任越來越大,每天面臨沒完沒了的工作,而且都是必須盡快完成的任務。於是,你成了救火隊員,不停地忙這忙那,但一天到頭,你卻發現連一件重要的事情都沒有完成。

在絕望之中,你求助於只好制定一個待辦清單。但這個工具不適合所有人,可能每天早上你看著清單上那些困難復雜的重要任務,讓你只想逃避。結果待辦清單沒有發揮積極作用,反而把你壓垮,引起巨大的愧疚感。結症就在於,你過於在乎完成全部任務, 對事情的輕重緩急缺乏合理的先後安排。

制訂計劃也可能是拖延

加拿大渥太華卡爾頓大學心理學教授提摩西·皮齊爾指出,很多人在一天裡最大的工作成果就是列出了一個待辦清單。做計劃讓人感到做了一些有用的事,但實際上什麼實事也沒幹。這其實也是逃避任務,自欺欺人,是拖延的表現。不停地做準備,卻遲遲不能開始,浪費時間繞圈子,只會讓你感到更糟糕。

對另外一些人而言,逃避、拖延工作的另一個方式是忙碌於大量瑣碎的小事和急事,從而逃避更有挑戰性的重要任務。皮齊爾說,拖延者總是喜歡做不重要的事情,而待辦清單對這種人的幫助很大。如果一件麻煩棘手的事情長期停留在待辦清單的頂部,說明你要做出選擇:要不著手搞定它,要不放棄它並一筆勾銷。

如何用好待辦清單這個工具?專門研究如何提升工作效率與對付拖延的專家提出了一系列建議。

列出具體行動和細分目標。研究發現,缺乏明確行動計劃、結構不清的任務是最難對付的。為了讓自己容易開始著手做貌似嚇人的大事情,可將它分解為具體可感的活動。這會使你的待辦清單長很多,但對你的幫助更大。你甚至把待辦清單畫成流程圖,明確告訴你任務該何時開始以及何時結束。

給每項清單任務附上優先度。心理學家尼爾·費奧稱,待辦清單的好處是讓你變得現實,意識到作為一個凡人,在有限的時間內是不可能把所有計劃都完成的。這時你只好做出艱難的決定,捨棄相對不重要的事情。其實這是最佳的時間利用方式。像項目經理一樣把握全局,你就不容易把時間浪費在瑣事上,或者為急事疲於奔命。

定時輪換任務調動積極性。花1個小時在最重要的任務上,然後換著做一項容易而優先度較低的任務作為對自己的“獎賞”,做上30分鐘再啃“硬骨頭”。

保持對重要任務的關注度。如果你正在做一件重要而艱難的事情,卻不時想著另外一個事,請把那件事隨手記下來,以便忙完之後再去搞。


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